Solução perfeita: utopia ou realidade?

Por Larianne Rezende

Não nos sobra dúvidas de que a todo instante estamos fazendo escolhas e buscando soluções para os nossos problemas diários, seja a escolha da roupa que usaremos hoje, ou até mesmo o que comer no almoço. Então, no mundo corporativo não poderia ser diferente não é mesmo?

Um gestor está constantemente rodeado de conflitos, incertezas, discussões, e por ai vai. E infelizmente, esses problemas se tornam grandes obstáculos dentro da realidade organizacional. Trata-se de uma utopia considerar que o administrador está consciente de todas as opções disponíveis para solucionar seus problemas. Na realidade, esse sujeito lança mão das suas experiências anteriores em situações semelhantes.

Mas isso seria o mais aconselhável? Será que assim o gestor estará tomando a solução cabível naquela circunstância? E é possível alcançar a solução perfeita? Esses questionamentos foram estudados por alguns teóricos organizacionais, sendo até hoje motivo de diversos debates.

Portanto, a proposta é fazer você, futuro administrador, refletir sobre a questão da tomada de decisão no âmbito corporativo. Mas para isso, você contará com as considerações as quais chegamos.

Primeiramente, o início desse processo se dá com a identificação do problema, o qual requer a atenção devida do gestor e a implantação de uma solução adequada. A partir daí, o administrador deve considerar as implicações que a sua escolha acarretará para a organização. Uma vez que o ambiente externo não se condoerá com um possível erro desse indivíduo. Logo, entendemos que no momento decisório deve se agir com a máxima racionalidade, mesmo sabendo que a racionalidade absoluta não será alcançada.

Chegamos ao ápice da tomada de decisão: sabemos que uma organização está sob a influência de diversas pessoas. Será que o dirigente tem a capacidade de prever o comportamento desses seres? E a resposta para essa pergunta é um NÃO, com letras maiúsculas. Justificado pelo fato de que não há como prever comportamentos e atitudes de alguém que é constituído por sentimentos e anseios.

Daí, o gestor se vê ainda mais pressionado pelos elementos que a sua solução poderá influenciar. Deste modo, ele deve ser cuidadoso e levar em consideração não só os objetivos empresariais, como também os funcionários, a sociedade em geral e o planeta. Além disso, é essencial ter em mente que nem todas as soluções alcançarão somente ganhos ou exclusivamente perdas. Por isso, vamos frisar mais uma vez: é necessário agir com a racionalidade, meu caro.

No entanto, agir dessa forma não é fácil... Motivo nº 1: não existe solução perfeita, pois é impossível decidir algo tendo conhecimento acerca de todas as opções e consequências, já o motivo nº 2 trata-se do sentimento de perda que nos toma quando optamos por uma solução e deixamos as outras de lado (isso normalmente ocorre até quando temos 99,99% de certeza de que essa é a melhor saída), e por fim o motivo nº 3 o qual coloca sob os ombros do administrador a responsabilidade plena sobre suas atitudes e decisões (assim, se algo der errado, só lhe dizemos uma coisa: a culpa é sua e de mais ninguém).

Por fim, depois de compreender os diversos aspectos que assolam a tomada de decisão. Fica aqui uma dica: sempre que se ver atordoado por ter que solucionar algo, lembre-se que o primeiro passo é fazer uma análise ampla da situação, buscando o máximo possível de alternativas e tomando conhecimento das consequências que a escolha implicará, controlando assim os fatores psicológicos e emocionais que te invadem nos momentos decisórios. Em segundo, procure assimilar qual solução resultará em maiores benefícios tanto para a organização como para o exterior dessa e qual a sua probabilidade de dar erros, tentando ser o mais realista possível. E o terceiro passo consiste na capacidade do gestor de relacionar se a sua solução priorizará os objetivos em um tempo maior, ou somente resolverá os problemas a curto prazo.

Acredite que não há uma receita mágica para a solução perfeita. O que verdadeiramente existe é aquela solução que será a mais adequada para o seu contexto. Comece a praticar mais e a tomar decisões baseadas em critérios estabelecidos por você. Enfim, seguindo esses conselhos o mundo organizacional ficará repleto de decisões bem pensadas e avaliadas e assim, decidir se tornará uma ação prazerosa para o gestor.

Vídeo: Mudanças Organizacionais

Um vídeo que explica sobre essas mudanças que são parte primordial do mundo organizacional

A Essencialidade da Administração: dos gestores aos doutores

Por Vinícius Araújo

Caros amigos, seguidores do blog, o grande equivoco que muitas pessoas cometem é achar que somente as empresas e comércios precisam de administradores. No entanto, nossas vidas precisam de administração, embora não sejamos experts nessa ciência social estamos a todo o momento sendo forçados a tomar decisões, tentando controlar as coisas que nos rodeia, organizando as tarefas que executaremos, enfim, somos gestores de nossas vidas. Aqui, venho falar-lhes mais precisamente da gestão hospitalar. Será que os hospitais devem ser geridos como demais empresas? Quem são esses administradores? Como resolvem os conflitos?

De acordo com Amitai Etzioni, grande autor da teoria da burocracia, organizações burocráticas normativas são aquelas em que a fonte principal de controle dos participantes dos níveis mais baixos, bem como, a forma de organizar-se com relação à organização é caracterizada pelo alto nível de envolvimento, e este se baseia na internalização de normas aceitas como legítimas. Neste tipo de organização temos a presença dos hospitais.

Percebam que nas burocracias normativas a forma como as pessoas se envolvem e aceitam as normas é diferente. Nos hospitais, normalmente os diretores, presidentes, chefes de enfermarias, chefes de setores são pessoas que não fizeram graduação em administração, nem muito menos um MBA em Gestão de Pessoas. Quem alcança o alto escalão dentro dessas organizações tendem a ser os profissionais com altíssimo conhecimento técnico em medicina, enfermagem e odontologia.

Como em qualquer outra empresa, nos hospitais também acontecem conflitos. Nas grandes corporações, os administradores têm dificuldade para solucioná-los. Agora, imagine você a dificuldade que os médicos, enfermeiros, odontologistas, pessoas sem muito conhecimento em gestão, deve ter para administrar conflitos e lidar com pessoas! Assim como, nas “empresas comuns” ou, melhor dizendo, burocracias utilitárias o stress, choque de conflitos e interesses também existe nas organizações burocráticas normativas.

Outro ponto que gostaria de salientar neste texto é o quanto os profissionais da saúde estão perdendo o lado humanitário das relações. Quem já presenciou uma troca de turno em um hospital vai entender do que estou falando. O foco não é nos pacientes, mas sim em seus problemas: “O leito 52 continua vomitando, teve febre de manhã e o doutor já o examinou hoje! O leito 65 teve um infarto agora a tarde e recebeu a medicação correta!” Perceba que é tudo muito corrido, frio e sistemático e pouco importa o nome dos pacientes, algo lamentável. Os profissionais da saúde convivem com pessoas diariamente, no entanto não estabelecem relações harmoniosas. Os pacientes são carentes de algo mais humanitário.

Indo mais a fundo, percebemos que as relações são fracas não somente entre enfermeiro e paciente, mas entre os próprios profissionais. Simples intrigas, desavenças, discordâncias se tornam grandes problemas entre as pessoas dentro dos hospitais, não que as empresa estejam imunes a isso. Existem áreas que não se conversam, existe choque de ideologias, existe muito conflito, afinal o hospital também é uma burocracia. Não obstante, os gestores dos hospitais são doutores, pessoas de grande renome e reconhecimento por seu trabalho e muitas das vezes não conseguem resolver os vários problemas que são exigidos de um gestor.

Não são somente as empresas que precisam de bons administradores. Do que seria um colégio sem um bom líder no comando? E uma universidade? Burocracias híbridas, normativas, utilitárias, coercitivas todas essas precisam de administradores. Nos hospitais, em particular, os doutores que estão nos cargos de chefia precisam de conhecimento sobre gestão para poder aliar com o grande conhecimento técnico que possuem. Os enfermeiros, líderes de equipes, precisam constantemente de capacitação em administração de conflitos, precisam ver as coisas com um olhar mais humanizado e social, pois provavelmente os ajudará a vencer a frieza, o desamor que acabam adquirindo com os anos de profissão.

Muitas das vezes, os erros médicos acontecem pela sobre carga de trabalho a qual esses profissionais são submetidos. Cuidar da vida de outro é algo muito sério, e qualquer erro pode ser fatal, assim a pressão sobre enfermeiros, médicos, técnicos de enfermagem é muito grande, talvez até pior que aquela exercida sobre os profissionais que mundo corporativo. E nesse ambiente de sobriedade, impassibilidade e apoquentação “um copo d’agua se transforma em uma tempestade”, os conflitos são comuns, mas a gestão é fraca.

Concluindo, a administração é uma ciência essencial em qualquer tipo de organização, estrutura ou sistema. As clássicas funções de planejar, organizar, dirigir e controlar não devem ficar restritas apenas ao mundo corporativo. Ao contrário, elas devem ser enriquecidas e utilizadas em qualquer tipo de organização humana, incluindo ONGs, família, hospitais, escolas, prefeituras, estado.

Regras: entre o apego excessivo 

e o estatuto para inglês ver

Por Vinícius Araújo

Na sociedade e até mesmo dentro de nossos lares não estabelecemos relações harmônicas com todos. Nas organizações não poderia ser diferente. As empresas não estão em um mundo à parte da sociedade, ao contrário, elas estão inseridas nela e, portanto são fortemente influenciadas cultural e socialmente. Existem conflitos, choques de ideologia, áreas que não conversam entre si, interesses de coalização dominante e muitas vezes negociações que burlam a regra. Será que a regra imposta no estatuto é sempre seguida não importando a situação? As decisões tomadas são impessoais? A igualdade burocrática ainda existe? Ou será que é impossível seguir à risca o que manda a burocracia?

Imagine-se vivendo a seguinte situação: Você acaba de passar em um concurso público de altíssima remuneração. É a realização de um sonho. Após ficar sabendo o resultado, começa a correria para providenciar uma série de documentos exigidos pela entidade. São cópias e mais cópias autenticadas, formulários a serem preenchidos, horas gastas em filas de cartórios, muitos e-mails com documentos scaneados, fotos 3x4 e outras exigências. Seguro de que todos os documentos pedidos estão completos e os formulários preenchidos, você resolve ir até o local onde a pilha de papel será entregue. Chegando lá, o funcionário começa a conferir todos os envelopes e percebe que está faltando preencher o formulário XPTO, da segunda guia localizada na parte superior da folha 225. Para preenchê-lo você gastará apenas 15 minutos, no entanto você não poderá fazer isso naquele momento, pois há um fila com outros candidatos que precisam ser atendidos. O atendente lhe pede para preencher o que está faltando em outro balcão, voltar para o final da fila, e aguardar sua vez para ser atendido novamente. Algo que provavelmente não durará menos que 1 hora.

Na situação relatada acima, não seria mais fácil o funcionário orientar a pessoa no momento do atendimento e resolver o problema de uma só vez? No entanto, no estatuto daquela empresa a regra é clara para situações como esta e o funcionário apenas a seguiu. O apego excessivo as regras burocráticas gera o que Merton chamava de disfunção da burocracia.

Robert Merton, por meio de seus estudos, sublinhou que os burocratas são treinados para confiar exclusivamente nas regras e procedimentos escritos. Sendo assim, eles não seriam encorajados a ser flexíveis e usar mais o seu raciocínio no momento de tomar as decisões. Ele ainda receava que a essa rigidez a regra levasse a um “ritualismo burocrático”, o que seria uma situação na qual as regras são protegidas a todo custo, mesmo nos casos em que outra situação pudesse ser melhor para a organização. Merton temia que chegássemos ao ponto de que a aderência às regras burocráticas pudesse assumir prioridade sobre os objetivos subjacentes à organização. Neste ponto, temos a disfunção da burocracia. Grande parte das pessoas tem uma imagem negativa da burocracia, talvez por serem tão acostumadas com as suas disfunções.

Acontece que se as regras forem seguidas à risca, conforme manda o estatuto da empresa, o sistema para, pane total. Imagine se um médico se recusa a atender um paciente que atrasou 15 minutos do horário marcado? Certamente seria um grande problema principalmente se o profissional fosse bastante requisitado. Sabe-se lá quando haveria uma nova vaga na agenda do médico. Não podemos ter apego excessivo às normas, pois eventualidades acontecem e precisamos estar aptos a trabalhar com a adversidade. O mundo corporativo muitas vezes é volátil, incerto, ambíguo, complexo.

Algumas empresas não permitem que os funcionários mantenham relações conjugais entre si. Mas ninguém controla os sentimentos alheios, não é verdade? O que fazer se um gerente se apaixonar por uma recepcionista? Ou se uma atendente mantiver relações amorosas com seu supervisor que é casado com analista de sistemas? Muitas vezes, essas e outras situações acontecem, e acreditem, não é de maneira velada. Todos da empresa sabem, mas as regras organizacionais não permitem. Como gestor dessa empresa, o que você faria?

Muitos gestores se omitem a tomar decisões como esta. Se ele seguir o que manda o estatuto, pode acontecer de os vínculos serem destruídos, a produtividade cair, os funcionários ficarem desmotivados e em alguns casos, não tão extremos, pedirem demissão. Mas, se ele não seguir o que manda o estatuto e permitir que as pessoas continuem mantendo relacionamentos amorosos, podem acontecer intrigas por ciúmes, perda de credibilidade por parte daqueles que seguem as regras e outras consequências.

Particularmente, acredito que o apego excessivo à burocracia causa seu principal problema: “o travamento do sistema”. Por outro lado, não podem existir estatutos apenas para “inglês ver”. Assim, cabe à organização impor somente aquilo que ela conseguirá cumprir. Em um ambiente corporativo, até mesmo com um exímio planejamento, situações novas aparecerão e algumas exceções terão que ser feitas, até mesmo porque, impessoalidade e igualdade burocrática são coisas que, literalmente, não existem nas organizações. 

Uma viagem na teoria sistêmica

Por Larianne Rezende

Já parou para pensar o quanto a sua vida está relacionada ao pensamento sistêmico? Quais são todos os sistemas que influenciam diretamente no seu dia-a-dia? E mais, pense se o todo teria sentido sem as partes, e as partes sem o todo? Esses dois elementos possuem interdependência?

Bem, todas as respostas para essas perguntas giram em torno de um conceito: os sistemas. O qual pode ser compreendido como o conjunto de elementos interligados que se interagem entre si, dando a ideia de totalidade e de interdependência entre as partes. Sendo assim, você possui alguma noção sobre o quanto este termo está incrustado no seu “eu”?

São vários os ramos de conhecimento que se utilizam desse vocábulo. Porém, ele não se restringe apenas à teoria. Também o encontramos na prática, uma vez que estamos rodeados de sistemas, sejam eles de ensino, transporte público, político, financeiro, administrativo, e por ai vai.

E foi o grande pensador Von Bertalanffy que gastou horas e mais horas do seu tempo refletindo acerca desse assunto, até o momento em que publicou suas conclusões no que ele chamou de Teoria Geral dos Sistemas em 1956. Vale ressaltar, que o propósito desse autor era distinto daqueles que até então haviam tido. O que ele realmente queria era teorizar sobre os sistemas de forma a integrar todas as ciências existentes, a fim de proporcionar aos demais uma compreensão genérica e totalizadora sobre essas.

Além disso, o estudo desse biólogo alemão ainda é crucial nos dias de hoje para se compreender o que são e como se interagem o que denominamos de sistemas. Já deu para perceber que a sua contribuição foi grande, não é mesmo? Afinal, foi o primeiro pesquisador que conseguiu trazer uma visão holística, abrangente e compreensiva acerca de tal tema.

Agora vamos refletir... Qual a relação existente entre a teoria geral dos sistemas e a administração? Então, o x dessa questão se encontra no fato da teoria geral dos sistemas colaborar com o entendimento do sistema em sua totalidade, assim sendo, não é surpresa para ninguém que a administração tem como um dos seus objetos de estudo a organização. Dessa forma, a teoria geral dos sistemas contribuiu substancialmente para que a ciência administrativa pudesse entender a organização juntamente com as partes que a compõe, a partir do seu ambiente interno e externo.

  A partir dessas considerações, podemos afirmar que a organização deve ser estudada e analisada como sendo sistemas dentro de sistemas. Afinal, porque isso? Pois, uma vez que a organização é composta por seres humanos, temos que ter a consciência de que eles terão comportamentos imprevisíveis, uma vez que a interação entre os elementos de um sistema é crucial. Ademais, o conceito de sistema aberto se aplica perfeitamente à uma organização. Basta pensarmos que se trata de um sistema criado pelo ser humano e que a todo momento passa por trocas recíprocas de influência com o ambiente.

  Diante desses pressupostos, o que podemos concluir com essa tão importante teoria? Bem, antes de mais nada fica aqui um conselho: você, que fez ou está cursando administração, precisa entender sobre os estudos acerca dos sistemas, uma vez que explica vários fenômenos de interação e interdependência dentro do mundo corporativo. Pensando dessa forma, chegamos a resposta para a questão mencionada acima: a realidade ao nosso redor está formado por micro e macro sistemas. Alguns, que já estão tão interiorizados em nossa vida que passam despercebidos sob nosso olhar. Porém, não nos sobra dúvidas acerca da importância que tais sistemas possuem e do quanto explicam vários acontecimentos de nosso cotidiano.

       Baseado nessa premissa só nos resta, como futuros administradores, nos atentar aos detalhes que compõem o todo e as diversas influências que esse todo está submetido. Para que então possamos diagnosticar onde as partes estão interagindo de forma harmônica, e consequentemente, alcançando os objetivos estabelecidos e onde elas estão divergindo, logo, prejudicando o sistema em sua totalidade e interdependência.
   Assim, ficam aqui algumas reflexões que espero respondê-las quando mais e mais estudiosos derem sequência ao significativo trabalho de Von Bertalanffy. Mas, que por enquanto, podem ser discutidas entre os que vivem rodeados de sistemas organizacionais. Existiria alguma outra forma de analisarmos o todo e suas partes sem se relacionar ao sistema? Há alguma possibilidade de existir partes que trabalham de forma isolada, sem dependerem de outras? Atualmente, o trabalho de Von Bertalanffy já pode ser considerado ultrapassado, ou seja, já se tem hipóteses de que os sistemas já evoluíram de tal forma, que a teoria geral não os explica totalmente? E por fim, em um mundo tão globalizado como o que vivemos, será que podemos afirmar que todos os sistemas estão sob um único sistema?

        Enfim, desejo-lhes uma boa reflexão, acompanhados das inspirações de Von Bertalanffy e sua teoria geral dos sistemas!

            

Estruturalismo

                                                                                           Por Cristina Rodrigues

O estruturalismo e sua presença nas organizações

Por Matheus Oliveira

Como podemos definir a organização? Existem muitas definições e todas elas se encontram em um ponto: as organizações são sistemas estruturados que reúnem indivíduos para que seja atingido um objetivo comum. No entanto, sabemos que o conceito de organização é muito mais complexo que isso, pois não existem apenas relações formais entre os indivíduos, além disso, existem outras partes componentes da estrutura.

As estruturas estão presentes em tudo o que nos cerca, dentro de nós, inclusive, temos vários sistemas celulares, do mais simples ao mais complexo e isso também ocorre nas empresas. Nas organizações podemos perceber várias estruturas, como por exemplo, prédios, pessoas, departamentos, a própria cultura organizacional, etc.

Acontece que nem sempre essas estruturas são percebidas por todos que compõem a organização, pois isso varia de acordo com o foco que o indivíduo adota em sua percepção. No campo da Administração as estruturas são vistas como o modo que as organizações estão estruturadas. A partir daí surge um importante conceito: o Estruturalismo.

Com base nisso é possível compreender que as organizações são formadas por sistemas interligados onde o coletivo se sobressai aos indivíduos. O todo não é apenas o somatório das partes, uma vez que, existem várias relações entre elas e em cada uma existem elementos que geram dependência ao todo.

 O estruturalismo surgiu da união entre o enfoque formal da Escola Clássica e do informal da Escola das Relações Humanas resultando em uma organização mais complexa. Os estruturalistas vieram reforçar a ideia de que existem conflitos de interesses entre os indivíduos e a organização e até mesmo divergências de ideias entre os próprios indivíduos que compõem a empresa. Além disso, eles apontam que os conflitos não podem passar despercebidos bem como não podem ser totalmente solucionados. Dessa forma, eles são apenas amenizados, alcançando, pois, uma relativa harmonia e nunca deixando de existir.

Ainda de acordo com o estruturalismo, o conflito deve ser usado como forma de crescimento e para resolver alguns dos problemas organizacionais, pois ele gera mudanças e inovações à medida que soluções são alcançadas. Por meio de um processo cíclico, soluções atingidas levam a novos conflitos e consequentemente novas soluções e inovações. A partir desses antagonismos surgem as fontes de cooperação, que podem ser reais ou supostas dependendo do contexto existente. Para resumir: Os conflitos e a cooperação fazem parte do dia a dia das empresas.

As organizações surgiram para atender necessidades sociais e hoje é praticamente impossível pensar em realizar qualquer tipo de atividade que não envolva uma organização, famílias, instituições religiosas, empresas, Estado, estão presentes no cotidiano das pessoas e elas são interdependentes para o atingimento de seus objetivos, pois a atividade de uma, permite a realização das atividades das outras.

Realizando uma análise temporal, percebe-se que, inicialmente, a natureza era a única base para a sobrevivência, com o surgimento do trabalho, os elementos naturais passaram a ser modificados. Em seguida, com a transição feudo-capitalista, o capital tornou-se fator básico da vida social. Hoje, dentre outros aspectos, a organização utiliza de seus indivíduos para atingir seus objetivos, ignorando, muitas vezes, as vontades particulares de cada um.

No que diz respeito às organizações propriamente ditas, o estruturalismo buscou estudar as estruturas internas e a sua interação com o ambiente externo, incluindo a sociedade, mostrando que existe uma forte interdependência entre eles e que isso forma um conjunto. Surge o conceito do “homem organizacional”, um ser que desempenha um papel cooperativista e coletivista passando a desempenhar vários papeis nas organizações, flexível devido à diversidade da vida moderna e das múltiplas tarefas que faz.

A partir desse momento, o homem precisa ser tolerante às frustrações para evitar desgastes emocionais e deve ser capaz de adiar as recompensas em detrimento das vocações pessoais, mas mantendo o desejo de realização. Além disso, o indivíduo deve entender não apenas sua tarefa, mas o sentido do seu trabalho em relação à organização e à sociedade.

Portanto para os estruturalistas tudo em nosso meio é composto de estruturas, incluindo as empresas. Essas organizações são interdependentes e compostas por indivíduos que passam a desempenhar cada vez mais tarefas e se torna interessante que as pessoas entendam sua importância como componente do todo, ou seja, o sentido que seu trabalho tem. Os meios de controle passam a ser cada vez mais diversificados e presentes no ambiente organizacional. Às organizações, cabe entender até onde impactam suas atividades e relações com o meio que pertencem.